Conditions générales de location d'après Règlement Intérieur modifié le 17/11/2015

Adhésion

Condition d’adhésion

L’APMAC est une association, dont l’adhésion de  chaque nouveau membre doit être validée en conseil d’administration. Pour ces adhésions, un délai normal d’une semaine est requis (délai ramené à 24h en cas d’urgence) et une procédure rapide a été mise en place.

L’ensemble du dossier d’inscription à remplir figure sur ce site à la rubrique adhérer.

Un mail de validation sera envoyé sur l’email de représentant légal du nouvel adhérent indiqué sur son formulaire d’adhésion. C’est après la réception de ce dernier qu’il pourra louer le matériel au tarif adhérent.

Avant de bénéficier des services,

Les associations loi 1901 doivent déposer, auprès de l’APMAC, un dossier comprenant :

  • un exemplaire paraphé de leurs statuts,
  • la liste des membres du bureau de l’association ainsi que la liste des personnes habilitées à effectuer toute démarche auprès de l’APMAC,
  • l’adresse postale de l’association, si elle est différente de celle de son siège social.
  • l’adresse courriel de contact de l’association.
  • un numéro de téléphone de contact
  • une photocopie de la déclaration à la sous-préfecture,
  • une photocopie de la parution au Journal Officiel,
  • un chèque de paiement de la cotisation annuelle.

Les collectivités doivent déposer, auprès de l’APMAC, un dossier comprenant :

  • un courrier du Maire de la commune ou du Président de la collectivité demandant l’adhésion
  • le nombre d’habitants représentés
  • une adresse postale
  • une adresse courriel sur laquelle la validation de demande d’adhésion sera reçue
  • un numéro de téléphone de contact

Pour le règlement de la cotisation par mandat administratif, un appel de cotisation sera envoyé après enregistrement de la demande d’adhésion.

Un tableau des cotisations annuelles (susceptible d’être révisé chaque année) précise la participation des collectivités.

Réservations

Une demande de réservation de matériel doit être adressée à l’APMAC.

Pour répondre le plus efficacement possible aux nombreuses et diverses demandes, il est vivement conseillé de faire part de ses projets à l’APMAC le plus tôt possible car les demandes de dernière heure sont particulièrement difficiles à satisfaire.

Suite à cette demande, l’APMAC établit un devis fixant le coût de la prestation, les horaires de prise en charge et de retour du matériel.

Ce devis ne constitue pas une réservation, il garantit uniquement à l’utilisateur le coût de la prestation et il doit obligatoirement être retourné à l’APMAC, signé avec la mention « bon pour accord ».

L’étude de disponibilité des matériels confirme alors, en retour, la capacité de l’APMAC à répondre à la demande et le matériel est ainsi réservé.

En cas de non-retour de cette confirmation, l’APMAC se réserve le droit de disposer du matériel pour d’autres adhérents

 

Les techniciens de l’APMAC  sont là pour vous accompagner lors de l’élaboration de votre projet.

Vous pouvez leur adresser, par courriel, votre demande de réservation en précisant :

– vos coordonnées (téléphone, courriel),

– la date, la nature et le lieu de la manifestation,

– les matériels souhaités et leur quantité avec, notamment, vos besoins en accessoires (câblage, modes de fixation…)

– les dates et heures de retrait et de restitution des équipements.

Une fiche technique, un plan de feu, le plan de la salle de spectacle et tout document relatif à l’installation des équipements leur seront très utiles et leur permettront de mieux vous conseiller. Si besoin, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec eux.

 

Tout matériel faisant l’objet d’une réservation non annulée 72 heures avant la date de mise à disposition sera facturé pour la période initialement prévue.

Lorsqu’il  y a annulation de réservation, après signature de la confirmation, l’APMAC s’autorise à appliquer une pénalité, calculée suivant les préjudices causés.

Utilisation

L’emprunteur est tenu de veiller, dans les meilleures conditions ‘’ en bon père de famille ‘’, à l’enlèvement avec son propre personnel, au transport, au stockage, à l’installation, à la garde sur les lieux de la manifestation*, au démontage et au retour des équipements qui lui sont confiés. Il ne peut s’en servir qu’à l’usage déterminé par la nature des équipements et par la convention signée.  *(voir clause assurance).

Toute mise à disposition ou sous-location à une tierce personne (morale ou physique) est interdite. Tout contrevenant pourra être dépossédé de sa qualité d’adhérent et pourra voir le montant de sa location recalculé sur la base du tarif non-adhérent.

Les techniciens du parc donnent toutes les consignes nécessaires au bon fonctionnement des équipements à l’utilisateur qui s’engage à les respecter.

Les branchements électriques doivent être assurés par un électricien compétent dûment habilité par la mairie ou par le propriétaire du lieu où se déroulera la manifestation.  A la date indiquée sur le bon de sortie, l’utilisateur rapporte le matériel, en veillant à le restituer comme il l’a reçu (câbles enroulés, projecteurs conditionnés, caisses bien rangées).

Les équipements sont contrôlés lors du retour ; en cas de dégradation, les frais de réparation et de nettoyage sont de plein droit facturés à l’utilisateur.

Les lampes détériorées pendant l’emprunt (grillées ou cassées) doivent être rapportées afin de de pouvoir juger de leur état pour, éventuellement, les facturer.

La responsabilité de l’APMAC ne saurait être engagée pour tout dysfonctionnement des appareils mis à disposition suite à une mauvaise utilisation ou à l’adjonction, par l’emprunteur, de matériels non compatibles.
L’APMAC se réserve le droit de refuser le prêt ou de modifier le choix du matériel s’il s’avère que les manipulateurs ne présentent pas  toutes les garanties de compétences nécessaires.

En cas de panne ou d’ennuis graves, l’APMAC devra être informée, dès que possible, pour fournir toutes les indications utiles et envisager une solution de remplacement.

Aucune réparation ou modification du matériel ne pourra être effectuée sans l’accord d’un technicien de l’APMAC.
Toute durée d’emprunt différente de celle annoncée au départ par l’utilisateur peut entraîner une pénalité de retard. En cas de préjudice par rapport à un engagement de l’APMAC vis à vis d’un autre utilisateur, la facture concernant la location du matériel à cette occasion sera expédiée à l’utilisateur fautif qui devra en assurer le règlement.

Transport

Avant de venir chercher le matériel, l’utilisateur s’assurera que le véhicule choisi pour le transport est suffisamment grand et conçu pour transporter en toute sécurité tous les équipements retenus. Si besoin, n’hésitez pas à prendre contact avec le magasin

 

 

Assurances

L’emprunteur doit veiller à la garde, à la conservation et à la protection du matériel contre les vols, les dégradations et les intempéries. Le technicien de l’APMAC, éventuellement présent sur le site, n’est pas chargé de cette surveillance.
Il appartient à l’emprunteur de contracter toutes les assurances utiles contre les risques de vol, de perte ou de détérioration, quelle qu’en soit la cause et pour la valeur à neuf des équipements empruntés. Le justificatif de cette assurance doit être présenté à l’APMAC avant l’enlèvement du matériel.

Caution

En garantie de la bonne exécution des obligations de l’emprunteur, celui-ci doit remettre, à titre de caution, au plus tard au moment de la prise en charge du matériel, un chèque dont le montant doit être égal à 5 % environ de la valeur du matériel prêté. Il sera restitué après règlement de la participation aux frais.
Une caution pourra être déposée, à titre permanent, par l’utilisateur qui le souhaite et pour l’exercice en cours.

Acompte et montant de location

Pour toute participation aux frais, il sera demandé un acompte représentant 30% du montant de l’étude. Son versement sera effectué, au plus tard, le jour de la sortie du matériel. En cas de sinistre, le matériel sera facturé au prix du matériel neuf suivant les tarifs en cours. Les frais de remise en état seront facturés au coût du jour. Aucune mise à disposition ne sera consentie si une facture antérieure de plus d’un mois n’a pas été payée.

Le montant de location demandé aux adhérents utilisateurs permet d’entretenir et de renouveler le parc existant. Il est établi après chaque prestation selon le tarif en vigueur. Il tient compte de toute modification de durée, de quantité, des dommages éventuels et de tout dépassement par rapport à la confirmation de réservation initiale.

Politique tarifaire

Le tarif de base actualisé chaque année est applicable aux utilisateurs non adhérents.

Une remise de 30% du tarif de base sur toute location de matériel (hors transport et intervention de personnel) est applicable à tous les adhérents.

Tout câblage accessoire du matériel loué aux adhérents bénéficie d’une réduction de 75% du tarif de base.

Une grille de coefficients dégressifs est appliquée selon la durée de réservation.

Remarque : Pour les locations sur le weekend, le coefficient 1 est appliqué si le matériel est pris à partir du vendredi 15h00 et qu’une seule représentation ou manifestation est prévue (à préciser sur la demande de matériel)

Obligation

L’utilisateur s’engage à faire figurer sur tout document possible relatif à la manifestation culturelle, le logotype de l’APMAC disponible sur le site www.apmac.fr et la mention :

« Avec la participation technique de l’APMAC»

 

 

GRILLE DES COEFFICIENTS

 

Nombre de jours 1 2 3 4 5 6
Coefficient 1 1,5 1,8 2,4 3 3,2
Nombre de jours 7 8 9 10 11 12
Coefficient 3,7 4,1 4,2 4,5 4,95 5,4
Nombre de jours 13 14 15 16 17 18
Coefficient 5,85 6,35 6,75 7,2 7,65 8,11
Nombre de jours 19 20 21 22 23 24
Coefficient 8,56 9 9,46 9,9 10,1 10,2
Nombre de jours 25 26 27 28 29 30
Coefficient 10,3 10,4 10,5 10,6 10,7 10,8
Nombre de jours 31 32 33 34 35 36
Coefficient 10,9 11 11,1 11,2 11,3 11,4
Nombre de jours 37 38 39 40 41 42
Coefficient 11,5 11,6 11,7 11,8 11,9 12
Nombre de jours 43 44 45 46 47 48
Coefficient 12,1 12,2 12,3 12,4 12,5 12,6